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Allgemeines / Einführung Mit den leistungsfähigen Such- und Filterfunktionen finden Sie sofort die gewünschten Informationen - auch bei größeren Beständen. Die Daten lassen sich komfortabel in der Detailansicht betrachten und ändern. Mit dem flexiblen Mailing-Modul verschicken Sie ganz einfach mit Neuigkeiten und wichtigen Infos. Schicken Sie Mails wahlweise an frei definierbare Gruppen, an ihre Newsletter-Abonnenten oder an alle Empfänger. Mit Hilfe der frei definierbaren Gruppen lassen sich gezielte Mailings durchführen, z.B. an Kunden oder Geschäftspartner. Im Einstellungen-Bereich passen Sie das Programm an Ihre Bedürfnisse an. Unter anderm stehen hier siebzehn zusätzliche Datenbankfelder für die externen und internen Formulare zur Verfügung, die Sie ganz einfach per Mausklick aktivieren. Über ein externes Formular, das das Programm automatisch erzeugt, können sich Besucher Ihrer Website direkt in die Datenbank eintragen. Das Programm benachrichtigt Sie automatisch per E-Mail, wenn ein neuer Eintrag vorliegt. Auf Wunsch schickt das Programm dem Besucher automatisch eine Bestätigung über den Eintrag. Feature-Übersicht |
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Menübefehl 'Übersicht' Eintragsliste Im "Übersicht"-Bildschirm haben Sie folgende Möglichkeiten: Detailansicht aufrufen: Klicken Sie auf einen Namen, etwa "Karl Mustermann". Wird kein Name angezeigt, klicken Sie auf die Datensatznummer in der Spalte ID. Sie erhalten eine Übersicht aller Daten des Datensatzes. Welche Informationen hier verfügbar sind, stellen Sie unter "Einstellungen", "Formulare" ein. E-Mail an einzelnen Personen senden: Klicken Sie das Symbol  neben dem gewünschten Namen an.Internetseite eines Kontaktes aufrufen: Klicken Sie das Symbol  neben dem gewünschten Namen an. Ist keine Web-Adresse (URL) vorhanden, erscheint das Symbol ausgegraut.Status ablesen: In der Spalte "Aktiv" sehen Sie anhand des Symbols, ob der Status des Benutzerkontos aktiv  oder inaktiv  ist. Inaktive Datensätze werden bei Gruppen-Mailings nicht berücksichtigt. [mehr Info]Tipp:Um den Status eines Datensatzes zu ändern (aktiv zu inaktiv oder umgekehrt), klicken Sie in der Übersichtsliste auf das Symbol oder . Bestätigen Sie die folgende Abfrage mit "Ja".
Daten ändern: Klicken Sie das Symbol  ganz rechts in der Zeile des gewünschten Eintrags an. Sie erhalten ein Formular, in dem Sie die gewünschten Änderungen vornehmen. Um diese zu übernehmen, benutzen Sie die Schaltfläche "Änderung durchführen".Tipp:Zum Bearbeiten der Daten öffnen Sie alternativ die Detailansicht mit einem Klick auf den Namen. Benutzen Sie hier die Schaltfläche "Daten ändern". Suchen, Filtern und Sortieren Erscheint die Zahlenleiste unter dem Suchergebnis, lassen sich hierüber weitere Seiten mit Treffern anzeigen. Hinweis: Die Suche zeigt nur Treffer, die alle Suchbegriffe enthalten (UND-Verknüpfung). Hinweis: Eingaben müssen mindestens zwei Zeichen lang sein. Um wieder alle Einträge anzuzeigen, klicken Sie auf den Menübefehl "Übersicht" oder die Schaltfläche "Suchen". Filterung ändern: Wählen Sie im Feld rechts neben der "Suchen"-Schaltfläche die gewünschte Option und klicken auf "Suchen". "Alle": Alle Einträge anzeigen (keine Filterung). "Aktive": Nur Einträge mit Status "Aktiv" anzeigen (mehr Info). "Inaktive": Nur Einträge mit Status "Inaktiv" anzeigen. Datensätze mit diesem Status werden bei einigen Mailing-Aktionen nicht berücksichtigt (mehr Info). "Newsletter": Nur Newsletter-Abonennten anzeigen. Hinweis: Sie können weitere, selbstdefinierte Filter hinzufügen, indem Sie entsprechende Gruppen anlegen (mehr Info). Sortierung ändern: Wählen Sie im Feld "Sortierung" die gewünschte Einstellung und klicken auf die "Suchen"-Schaltfläche. "Neu": Absteigend nach Datum. Die neuesten Einträge erscheinen oben in der Liste. "Name": Aufsteigend (in alphabetischer Reihenfolge) nach dem Nachnamen. "ID": Aufsteigend nach der ID-Nummer. Die Datensätze erscheinen in der Reihenfolge Ihres Eintrags in der Liste - die ältesten Einträge zuerst. Hinweis: Das Programm merkt sich jeweils die letzte Einstellung für Filterung und Sortierung. Tipp: Filterung und Sortierung lassen sich kombiniert ändern. Nehmen Sie in beiden Feldern die gewünschte Einstellung vor und klicken auf "Suchen". |
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Menübefehl 'Hinzufügen' Um einen neuen Eintrag aufzunehmen, füllen Sie einfach die Felder des Formulars aus und klicken auf die Schaltfläche "Hinzufügen". Hinweis Falls der Administrator dies freigibt, können Besucher Ihrer Website über ein externes Eintragsformular ihre Daten in die Datenbank eingeben. |
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Menübefehl 'Löschen' Machen Sie dazu mit Hilfe der Such- und Filterfunktionen den Eintrag sichtbar, den Sie löschen möchten. Aktivieren Sie rechts neben dem gewünschten Eintrag den Radio-Knopf in der Spalte "Löschen". Klicken Sie auf die Schaltfläche "Löschen". Bestätigen Sie die Abfrage mit "Ja", das Sie den gewählten User endgültig entfernen möchten. Hinweise Beachten Sie: Das Löschen von Datensätzen ist endgültig und läßt sich nicht rückgängig machen.Mehrfaches Löschen: In der Standardeinstellung können Sie pro Durchgang jeweils nur einen Eintrag löschen. Auf Wunsch schalten Sie die Mehrfachauswahl ein, um mehrere Einträge in einem Durchgang zu löschen. Aktivieren Sie dazu im Bereich "Einstellungen", "Allgemeines" die Option "Multi-Delete". |
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Menübefehl 'Mailings' Um den Mailversand zunächst zu testen, übernehmen Sie im Bereich "Senden an" die Voreinstellung "Admin (Test)". Füllen Sie die "Betreff"-Zeile aus. Schreiben oder kopieren Sie den Text in das Feld "Nachricht". Klicken Sie auf "Absenden". Das Programm verschickt den Newsletter an die E-Mail-Adresse des Administrators (normalerweise also an Sie). Um die Testmail zu lesen, öffnen Sie Ihr E-Mail-Programm und rufen neue Mails ab. Ist alles korrekt, klicken Sie im Browser auf die "Zurück"-Schaltfläche. Wählen Sie im Abschnitt "Senden an" die gewünschte Zielgruppe: "Alle": Die Nachricht wird an alle Mail-Adressen in der Datenbank verschickt. "Aktive": Das Programm schickt die E-Mail an alle Empfänger mir dem Status "Aktiv". "Inaktive": Das Programm schickt die E-Mail an alle Empfänger mir dem Status "Inaktiv". "Admin (Test)": Versand einer E-Mail zu Test- und Prüfungszwecken an die Mailadresse des Administrators. "Gruppe": Das Programm schickt die E-Mail an alle aktiv gesetzten Empfänger der gewählten Gruppe. Wählen Sie dazu die gewünschte Gruppe im Listenfeld rechts daneben aus. Hinweis:Normalerweise erfolgt der Versand nur an Mitglieder einer Gruppe, die den Status "Aktiv" haben. Sollen alle Mitglieder einer Gruppe die Mail erhalten, aktivieren Sie zusätzlich die Option "Auch an Inaktive senden". "Newsletter-Abonnenten": Ist die "Newsletter-Funktion" unter "Einstellungen", "E-Mail" eingeschaltet, können Sie zusätzlich Infobriefe an alle Newsletter-Abonnenten schicken. Dies ist nur sinnvoll, wenn sich User über das externe Formular selbst eintragen können. In diesem Formular besteht die Möglichkeit, den Newsletter zu abonnieren. Klicken Sie auf "Absenden". Hinweise Füllen Sie beide Felder aus. Ist eines der Felder "Betreff" oder "Nachricht" leer, erhalten Sie eine Fehlermeldung.Nach dem Klick auf "Absenden" zeigt das Programm eine Liste der E-Mail-Adressen, an die der Newsletter gesendet wurde. |
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Menübefehl 'Export' Sie können diese Datei als Datenquelle (Steuerdatei) für Serienbriefe des Textverarbeitungsprogramms Microsoft Word verwenden. Außerdem läßt sich die exportierte Datei in zahlreiche weitere Anwendungen exportieren, darunter Excel, Access, beliebige Datenbank- und Textverarbeitungsprogramme. Um die Exportdatei mit den Datensätzen der Adressverwaltung anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Exportdatei anlegen". Anschließend können Sie die Datei auf Ihren lokalen Computer herunterladen. Dazu klicken Sie im Bildschirm "Exportdatei herunterladen" auf den Link "Download". Der Windows-Dialog "Dateidownload" erscheint. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche "Speichern". Im Dialog "Speichern unter" wählen Sie den gewünschten Ordner auf Ihrem Computer aus. Klicken Sie nochmals auf "Speichern". Übersicht der Importeinstellungen für die Datei avdata.csv: Format der Datenquelle: Textdateien (*.txt) Textcodierung: Windows-Standard Datentyp: getrennt Feldtrennzeichen: | (Pipe-Symbol) Texterkennungszeichen: keine Erste Reihe enthält Spaltenüberschriften |
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Menübefehl 'Einstellungen' [Allgemeines] "Organisation": Geben Sie hier den Name Ihrer Website, Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation an. "E-Mail": Tragen Sie hier Ihre E-Mail-Adresse ein, damit das Programm Ihnen Nachrichten zusenden kann. Die angegebene Adresse wird auch als Absender für Nachrichten an die Empfänger verwendet. "Treffer pro Seite": Geben Sie hier an, wieviel Einträge auf jeder Seite des Suchergebnisses erscheinen sollen. Tippen Sie die gewünschte Zahl in das Feld ein. "'Du'-Version": Wenn Sie diese Option einschalten, verwendet das Programm im externen Eintrags-Formular sowie bei allen Hinweisen und Meldungen des Programms, die für Besucher Ihrer Website sichtbar sind, automatisch die Anrede "Du". Ist diese Option ausgeschaltet, verwendet das Programm in den genannten Bereichen die 'Sie'-Form. Hinweis: Wenn Sie die 'Du'-Version wählen, passen Sie die Anreden in den E-Mail-Nachrichten entsprechend an, die das Programm automatisch verschickt. Dies nehmen Sie im Bereich "Einstellungen", "E-Mail" vor. "Multi-Delete": Wenn Sie diese Option einschalten, können Sie mehrere Datensätze in einem Durchgang löschen. Im Bereich "Löschen" stehen dann Checkboxen (statt Radio-Buttons) zur Verfügung, so dass Sie mehrere Datensätze gleichzeitig zum Löschen auswählen können. Ist die Option ausgeschaltet, läßt sich pro Durchgang nur ein Datensatz löschen. "Bestätigungen": Ist diese Option aktiv, erscheint nach Änderungen an Datensätzen ein Dialog mit einer Übersicht der Änderungen. Menübefehl 'Einstellungen' [Layout] "Hintergrundfarbe": Um die Hintergrundfarbe für die öffentlichen Seiten festzulegen, geben Sie hier einen hexadezimalen Farbwert (z.B. #FFFF00 für gelb) oder einen Farbnamen ein, etwa "navy". "Hintergrundbild": Geben Sie hier die komplette URL-Adresse einer Grafikdatei ein, die Sie als Hintergrundbild für die öffentlichen Seiten verwenden möchten. Beispiel für eine korrekte Adressangabe: "http://www.seite.de/bg.gif". "Topmargin": Hiermit bestimmen Sie den Abstand zwischen oberem bzw. unterem Fensterrand und dem Inhalt der Datei (topmargin = oberer Rand) für den Internet Explorer. Geben Sie einen Zahlenwert ein, etwa "4". Um den Standardabstand zu behalten, lassen Sie dieses Feld leer. "Leftmargin": Hiermit definieren Sie den Abstand zwischen linkem bzw. rechtem Fensterrand und Inhalt der Datei (leftmargin = linker Rand) für den Internet Explorer. Geben Sie einen Zahlenwert ein, etwa "4". Um den Standardabstand zu behalten, lassen Sie dieses Feld leer. "Marginheigth": Mit "Marginheight" und "Marginwidth" bestimmen Sie die entsprechenden Abstände für Netscape. In diesem Feld legen Sie den Abstand zwischen oberem bzw. unterem Fensterrand und dem Inhalt der Datei für Netscape fest. Geben Sie einen Zahlenwert ein, etwa "4". Um den Standardabstand zu behalten, lassen Sie dieses Feld leer. "Marginwidth": Abstand zwischen linkem bzw. rechtem Fensterrand und Inhalt der Datei für Netscape. Geben Sie einen Zahlenwert ein, etwa "4". Um den Standardabstand zu behalten, lassen Sie dieses Feld leer. "Layout zentriert": Schalten Sie diese Option ein, um die öffentlichen Formulare und Meldungen zentriert zu setzen. Soll alles linksbündig erscheinen, lassen Sie diese Option aus. Hinweis: Zentriert wird das gesamte Formular, nicht die enthaltenen Texte, Felder oder Schaltflächen. "Überschriften zentriert": Aktivieren Sie diese Option, um die Hauptüberschriften von öffentlichen Formularen und Meldungen zentriert zu setzen. Sollen die Hauptüberschriften linksbündig erscheinen, lassen Sie diese Option ausgeschaltet. "Linie oben": Ist diese Option eingeschaltet, erscheint eine Trennlinie über den öffentlichen Formularen und Meldungen. "Linie oben": Ist diese Option aktiv, erscheint eine Trennlinie unter den öffentlichen Formularen und Meldungen. Hinweis:Um das Layout der Formulare und Meldungen exakt an Ihre Website anzupassen, bearbeiten Sie zusätzlich die Formatanweisungen für Texte, Überschriften, Links und Linien in der Style-Sheet-Datei "layout.css". Diese Datei finden Sie im Verzeichnis "avimg". Informationen und Anleitungen zur Anwendung von CSS (Cascading Style Sheets) finden Sie auf folgenden Seiten: SELFHTML CSS 4 You Menübefehl 'Einstellungen' [E-Mail] Um Änderungen zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Konfiguration ändern". "Newsletter-Funktion": Ist diese Option aktiv, können Sie zusätzlich zu den Standard-Mailing-Funktionen Infobriefe an ihre Newsletter-Abonennten schicken. Bei aktiver Option erscheint dazu unter "Mailings" im Bereich "Senden an" die zusätzliche Auswahlmöglichkeit "Newsletter-Abonnenten". "Mail bei Eintrag": Ist diese Option aktiv, erhalten Besucher Ihrer Website, die sich über das externe Formular in die Datenbank eintragen, eine Bestätigung, dass Ihr Eintrag eingegangen ist. Hinweis: Die Aktivierung dieser beiden Optionen ist nur sinnvoll, wenn sich User über das externe Formular selbst eintragen können. Hier besteht die Möglichkeit, den Newsletter zu abonnieren. -------------------------------------------------------------- "Fußzeilen (Mailings)": Legen Sie hier die abschließenden Zeilen am Ende jeder Mailing-Nachricht (Footer) fest, die das Programm automatisch versendet. Hier können Sie den Abschluß (z.B. die Grußzeilen) Ihrer E-Mails frei gestalten. Hinweis: Es stehen Ihnen mehrere Platzhalter zur Verfügung, die automatisch Angaben in die vom Programm versandten E-Mails übernehmen, etwa Namen und E-Mailadresse des Empfängers. Hier erhalten Sie eine Beschreibung der die verfügbaren Platzhalter. "Kopfzeilen (Newsletter)": Hier können Sie die Zeilen am Anfang jeder Newsletter-Nachricht (Header) frei gestalten. Hinweis: Diese Editier-Möglichkeit erscheint nur, wenn die Option "Newsletter-Funktion" eingeschaltet ist. "Neueintrag (Admin)": Legen Sie die Betreffzeile und den Nachrichtentext für automatische E-Mails fest, die Sie als Administrator erhalten, wenn ein neuer Eintrag über die Website vorgenommen wird. "Neueintrag (User)": Legen Sie die Betreffzeile und den Nachrichtentext für automatische E-Mails fest, die Besucher Ihrer Website erhalten, die sich über das externe Formular in die Datenbank eingetragen haben. Diese Nachricht dient als "Dankeschön" und Information darüber, dass der Eintrag übermittelt wurde. Hinweis: Diese Editier-Möglichkeit erscheint nur, wenn die Option "Mail bei Eintrag" eingeschaltet ist. Platzhalter für automatische E-Mails <FIRST_NAME> - Vorname des Empfängers <LAST_NAME> - Nachname des Empfängers <ORGNAME> - Name Ihrer Organisation, Firma oder Website <ADMINMAIL> - E-Mail-Adresse des Administrators <USERMAIL> - E-Mail-Adresse des Empfängers <ACTDATE> - Das Datum des aktuellen Tages Menübefehl 'Einstellungen' [Formulare] Aktivieren Sie jeweils die Checkboxen in den ersten beiden Spalten neben den den gewünschten Feldern: in der Spalte "Ext": Hier aktivieren Sie Felder für das externe Eintragsformular, mit dem sich Besucher Ihrer Website in die Datenbank eintragen können. in der Spalte "Int": Hier aktivieren Sie Felder für die interne Adressverwaltung (Ändern-, Hinzufügen-Formular). Hinweis: Wenn Sie ein Feld aktivieren, schalten Sie es normalerweise immer in beiden Spalten ein. Ausnahmen sind Felder, die Sie nur intern benötigen (etwa für Bemerkungen). Bei diesen Feldern setzen Sie nur das Häkchen in der Spalte "Int". Sehr wichtig ist die Spalte "PF" ganz rechts: Hier legen Sie fest, ob ein Feld ein Pflichtfeld ist oder nicht. Kreuzen Sie in dieser Spalte die gewünschten Felder an, bei denen Eingaben zwingend erfoderlich sind. Ist ein Feld als Pflichtfeld aktiviert, müssen die Benutzer dieses Feld ausfüllen, bevor sie das externe Eintragsformular abschicken können. Wird ein Pflichtfeld nicht ausgefüllt, zeigt das Programm automatisch einen entsprechenden Hinweis an. Felder ohne Pflichtfeld-Status dürfen dagegen leer bleiben. Hinweis: Hat ein Feld den Pflichtfeld-Status, gilt dies in allen Programmbereichen, also im Eintragsformular und in den internen Formularen des Administrationsbereichs (Hinzufügen, Ändern). Folgende Felder können Sie bei Bedarf aktivieren / deaktivieren: Vorname Nachname Newsletter Firma Adresse Bundesland Land PLZ Ort Telefon Telefax Website Hinweis: Die Felder "E-Mail" und "Gruppe" können nicht deaktiviert werden. Es handelt sich um System-Felder. Sie sind zwingend erforderlich und haben grundsätzlich Pflichtfeld-Status (ausgenommen: "Gruppe"). Außerdem stehen acht Zusatzfelder ("Zusatz01" bis "Zusatz08") zur Verfügung, denen Sie frei wählbare Namen geben können. Tippen Sie in ein leeres Feld den gewünschten Namen ein, etwa "Abteilung". Schalten Sie das Feld für die Bereiche "Ext(ern)" und/oder "Int(ern)" ein, indem Sie die Häkchen setzen. Hinweise Die benennbaren Felder "Zusatz01" und "Zusatz02" (Bereich: "Intern") erscheinen in der Detail-Ansicht von Userkonten im oberen Bereich mit den Stammdaten. Sie dienen zu internen Zwecken, etwa zur Aufnahme von Kundennummern.Die benennbaren Felder "Zusatz03" und "Zusatz04" (Bereich: "Beruf") erscheinen in der Detail-Ansicht von Userkonten unter der Zeile "Firma". Sie dienen zur Aufnahme zusätzlicher beruflicher Informationen, etwa zur Abteilung oder Position. Das benennbare Feld "Zusatz05" (Bereich: "Adresse") erscheint in der Detail-Ansicht von Userkonten im Adressdaten-Bereich (Straße, Ort usw.) unten links. Die benennbaren Felder "Zusatz06" und "Zusatz07" (Bereich: "Kontakt") erscheinen in der Detail-Ansicht von Userkonten im Kontaktdaten-Bereich ( Telefon, Fax usw.) unten rechts. Das benennbare Feld "Zusatz08" dient als Bemerkungsfeld. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, steht in allen Formularen unter den anderen Feldern ein mehrzeiliges Textfeld zur freien Texteingabe zur Verfügung. Eingegebene Bemerkungen erscheinen unten in der Detail-Ansicht von Userkonten. Menübefehl 'Einstellungen' [Gruppen] Neue Gruppe Um eine neue Gruppe anzulegen, geben Sie den gewünschten Namen der Gruppe in das Feld ein und klicken auf die Schaltfläche "Anlegen". Gruppe löschen Um eine überflüssige Gruppe zu entfernen, wählen Sie diese im Listenfeld aus und klicken auf die Schaltfläche "Löschen". Klicken Sie in der folgenden Abfrage auf "Ja". Hinweis: Sie können eine Gruppe nur löschen, wenn diese keinem Datensatz zugewiesen ist, also nicht verwendet wird. Andernfalls erscheint ein entsprechender Hinweis, dass Sie zunächst die Zuweisung dieser Gruppe in allen betroffenen Datensätzen entfernen müssen, bevor Sie die Gruppe löschen können. Menübefehl 'Einstellungen' [Schutz] Als angemeldeter Administrator können Sie die Zugangsdaten jederzeit ändern. Zur Änderung geben Sie bitte den neuen Usernamen und das neue Passwort in die entsprechenden Felder ein. Für die Änderung benötigen Sie das bisher verwendete Zugangspasswort, dass Sie in das Feld "Altes Passwort" eintippen. Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu anlegen". |
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Layout der öffentlichen Ausgaben anpassen 1. Legen Sie unter "Einstellungen", "Layout" die allgemeinen Darstellungsoptionen fest. Dazu gehören die Hintergrundfarbe oder alternativ eine Hintergrundgrafik, die Gesamtausrichtung, die Ausrichtung der Hauptüberschriften sowie das Ein- oder Ausblenden von Trennlinien. 2. Die Formate für Texte, Überschriften, Links und Linien legen Sie via CSS (Cascading Style Sheets) fest. Dazu bearbeiten Sie die Style-Sheet-Datei "layout.css" mit einem Texteditor. Diese Datei finden Sie im Verzeichnis "bvimg". Hier können Sie das Gestaltung der Formulare und Meldungen exakt in Ihr Website-Layout integrieren. Dazu ändern Sie die Formatanweisungen für Texte, Überschriften, Links und Linien. Die Funktion der einzelnen Anweisungen ist in der Datei dokumentiert. 3. Übertragen Sie die geänderte Datei "layout.css" in das Verzeichnis "bvimg" auf Ihrem Webserver. Informationen und Anleitungen zur Anwendung von CSS (Cascading Style Sheets) finden Sie auf folgenden Seiten: SELFHTML CSS 4 You |
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Datensätze bearbeiten / Daten ändern 1. Zeigen Sie die Liste der vorhanden Einträge mit dem Befehl "Übersicht" an. 2. Falls nötig, blättern Sie in der Liste oder benutzen die Suchfunktion, um den gewünschten Eintrag sichtbar zu machen. 3. Klicken Sie in der Zeile des Eintrags, den Sie bearbeiten möchten, auf das Symbol in der Spalte "Ändern" (ganz rechts).4. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen im Formular vor. Um die Änderungen zu übernehmen, benutzen Sie die Schaltfläche "Änderung durchführen". Hinweis:Ist unter "Einstellungen", "Allgemeines" die Option "Bestätigungen" eingeschaltet, erscheint nach Änderungen ein Bestätigungs-Bildschirm, der Ihnen die geänderten Daten anzeigt. Ist die Option "Bestätigungen" nicht aktiv, sehen Sie die Liste der Einträge. Tipp:Zum Bearbeiten der Daten öffnen Sie alternativ die Detailansicht mit einem Klick auf den Namen in der Übersichtsliste. Benutzen Sie hier die Schaltfläche "Daten ändern". |
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Status für Gruppen-Mailings ändern / Datensätze inaktiv setzen So setzen Sie einen Datensatz inaktiv: Methode 1: 1. Öffnen Sie die Übersichtsliste mit dem Befehl "Übersicht". 2. Machen Sie den gewünschten Datensatz sichtbar. 3. Klicken Sie in der Übersichtsliste in der Zeile des gewünschten Datensatzes auf das Symbol . 4. Bestätigen Sie die folgende Abfrage mit "Ja". Tipp:Alternativ öffnen Sie die Detailansicht des gewünschten Datensatzes, indem Sie in der Übersichtsliste auf den Namen oder die ID-Nummer klicken. Klicken Sie in der Detailansicht in der Zeile "Status" auf "Aktiv". Methode 2: 1. Öffnen Sie das Änderungsformular des gewünschten Datensatzes über die Schaltfläche in der Übersicht.2. Stellen Sie im Feld "Status" die Option "Inaktiv" ein. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Änderung durchführen". Möchten Sie einen inaktiven Datensatz wieder aktiv setzen, gehen Sie vor wie beschrieben. Stellen Sie im Feld "Status" die Option "Aktiv" ein und klicken auf "Änderung durchführen". |
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Gezielte Filterungen und Mailings mit Gruppen 1. Gruppe einrichten: Legen Sie zunächst unter "Einstellungen", "Gruppen" eine neue Gruppe an, wie es hier beschrieben ist. 2. Gruppe zuweisen: Weisen Sie die neu erzeugte Gruppe den passenden Datensätzen zu. Dazu öffnen Sie das Änderungsformular nacheinander bei allen gewünschten Datensätzen. Wählen Sie im Listenfeld "Gruppe" jeweils die gewünschte Gruppe aus und klicken auf die Schaltfläche "Änderung durchführen". 3. Filterungen bei der Suche: Die neue Gruppe erscheint automatisch im Übersicht-Bildschirm im Filterungs-Feld (rechts neben der "Suchen"-Schaltfläche). Wählen Sie den Eintrag einer Gruppe in diesem Feld aus und klicken auf "Suchen", um gezielt alle Datensätze dieser Gruppe anzuzeigen. Solange der Filter aktiv ist, können Sie durch zusätzliche Eingabe eines Suchbegriffes Suchen innerhalb dieser Gruppe durchführen. 4. Mailings an Gruppen senden: Benutzen Sie den Befehl "Mailings". Hier aktivieren Sie im Bereich "Senden an" die Option "Gruppe". Wählen Sie die gewünschte Gruppe im Listenfeld rechts daneben aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Absenden". Das Programm schickt die E-Mail an alle aktiv gesetzten Empfänger der gewünschten Gruppe. Hinweis:Normalerweise erfolgt der Versand nur an Mitglieder einer Gruppe, die den Status "Aktiv" haben. Sollen alle Mitglieder einer Gruppe die Mail erhalten, aktivieren Sie zusätzlich die Option "Auch an Inaktive senden". Hinweis:Die Status-Zuweisung (Aktiv / Inaktiv) ermöglicht es, einzelne Datensätze gezielt bei Gruppen-Mailings ein- oder auszuschließen. Sollen einzelne Datensätze einer Gruppe bei Gruppen-Mailings keine E-Mail erhalten, weisen Sie diesen Datensätzen den Status "Inaktiv" zu. Lesen Sie hier, wie das funktioniert. |
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Daten in die Adressverwaltung importieren Bevor der Import durchgeführt werden kann, sind einige Vorbereitungen nötig. Hier eine Kurzübersicht: Schritt 1: Import-Datei 'import.csv' erzeugen Schritt 2: Backup der Adressverwaltung-Datenbank Schritt 3: Datei 'import.csv' hochladen Schritt 4: Import-Programm starten Schritt 5: Einstellungen für den Import vornehmen Schritt 6: Import durchführen 1. Import-Datei erzeugen Für die Daten in der Datei 'import.csv' gelten folgende Bedingungen: Feldtrennzeichen: ; (Semikolon) oder | (Pipe-Symbol) Texterkennungszeichen: keine Textcodierung: Windows-Standard Wichtig: Oben in der Datei 'import.csv' dürfen keine Leerzeilen oder sachfremde Inhalte stehen. Die erste Zeile der Datei muss entweder den ersten Datensatz oder die Spaltenüberschriften (= Feldnamen) enthalten. 2. Datenbank der Adressverwaltung sichern Kopieren Sie dazu mit Ihrem FTP-Programm die Dateien 'data.csv' und 'id.count' aus dem Verzeichnis '/cgi-bin/av/admin/data' vom Online-Server in ein beliebiges Verzeichnis auf Ihrem lokalen PC. 3. Datei 'import.csv' hochladen Wichtig: Die Datei 'import.csv' muss sich nach dem Hochladen im gleichen Verzeichnis befinden wie die Dateien 'admin.pl' und 'newentry.pl' der Adressverwaltung. Achten Sie auch darauf, die Datei beim FTP-Upload im ASCII-Modus (nur Text) zu übertragen. 4. Import-Programm starten http://www.ihre-domain.de/cgi-bin/av/admin/import.pl Um Zugriff zu erhalten, geben Sie den gleichen Benutzernamen und das gleiche Passwort ein wie beim Aufruf des Hauptprogramms der Adressverwaltung. Erscheint die Fehlermeldung Die Import-Datenbankdatei 'import.csv' wurde nicht gefunden, prüfen Sie bitte, ob sich die Datei 'import.csv' auf dem Online-Server im Ordner '/cgi-bin/av' befindet und ob der Dateiname korrekt ist (alles klein geschrieben). Wenn Sie keine Fehlermeldung erhalten, sondern die Seite 'Daten-Import-Tool für die Adressverwaltung' sehen, befindet sich die Datei 'import.csv' im korrekten Ordner. 5. Einstellungen für den Import vornehmen Feldnamen in erster Zeile: Schalten Sie diese Option ein, wenn sich die Spaltenüberschriften (= Feldnamen wie z.B. 'Nachname', 'E-Mail-Adresse', 'Ort') in der ersten Zeile der Datei 'import.csv' befinden. Steht hier sofort der erste Datensatz, lassen Sie das Häkchen ausgeschaltet. Feldtrennzeichen wählen: Wählen Sie das Feldtrennzeichen, entweder das Semikolon (;) oder das Pipe-Symbol (|). Aktivieren Sie unbedingt das Feldtrennzeichen, das in der aktuellen Datei 'import.csv' verwendet wird. In Textdatenbanken werden die einzelnen Inhaltsbereiche (Felder wie 'Name', 'Vorname', 'Ort' usw.) durch ein Feldtrennzeichen (auch Listentrennzeichen genannt) getrennt. Vorgabe Newsletter-Empfang: Wählen Sie hier, ob der Eintrag im Feld "Newsletter" bei den neu hinzugefügten Datensätzen "Ja" oder "Nein" sein soll. Bei "Ja" werden diese Datensätze bei Mailingaktionen über die Newsletter-Funktion der Adressverwaltung mit berücksichtigt. Sie können diese Einstellung später im Hauptprogramm jederzeit für jeden Datensatz ändern (siehe: Benutzerdaten ändern). Nehmen Sie nun die Einstellungen im Abschnitt 'Daten zuweisen' vor: Die Zuweisung ist nötig, damit die Daten korrekt in die Datenbank der Adressverwaltung übernommen werden können. In diesem Abschnitt geben Sie an, in welcher Spalte der Datei 'import.csv' sich die jeweiligen Informationen befinden. Beispiele: Ist die Spalte mit den Vornamen in der Datei 'import.csv' die zweite von links, geben Sie hier in das Feld 'Vorname' eine '2' ein. Befinden sich die E-Mail-Adressen in der fünften Spalte von links, tragen Sie in das Feld 'E-Mail-Adresse' eine '5' ein. Hinweis: Die Import-Funktionen übernimmt nur Daten, die Sie durch Eingabe einer Zahl zugeordnet haben. Bei Feldern, bei denen Sie keine Zahl eintragen, erfolgt kein Import von Daten. Tipp: Die Zuordnung muss exakt stimmen. Dabei hilft ein Papier-Ausdruck der Datei 'import.csv', in dem Sie die Spaltenüberschriften von links nach rechts - beginnend mit 1 - durchnummerieren. Falls diese fehlen, schreiben Sie vorher als Orientierungshilfe die Überschriften wie "Vorname" oder "E-Mail-Adresse" über die Spalten mit den entsprechenden Inhalten. Info: Ein Import ist auch ohne Übernahme von E-Mail-Adressen möglich. In diesen Fällen kann die Adressverwaltung allerdings keine E-Mails an diese User versenden. Auch der Newsletter-Versand ist natürlich in diesen Fällen nicht möglich, da die E-Mail-Adresse im Datensatz fehlt. 6. Import durchführen Sie erhalten nach kurzer Zeit eine Bestätigung, dass die entsprechende Anzahl Datensätze importiert wurde. Klicken Sie auf den Link, um zum Hauptprogramm der Adressverwaltung zu wechseln. Hier prüfen Sie die importierten Datensätze. |
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